SURABAYA – Pemerintah Provinsi Jawa Timur menorehkan prestasi membanggakan di tingkat nasional dengan memborong empat penghargaan sekaligus pada puncak peringatan Hari Kearsipan Nasional ke-55 yang digelar di Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Jakarta Selatan, minggu lalu.
Empat penghargaan yang diraih Pemprov Jatim meliputi penghargaan Simpul Jaringan Terbaik Nasional Tahun 2026, Simpul Jaringan Terbaik Nasional 5 Tahun Berturut-Turut, Pengawasan Kearsipan dengan Predikat AA (Sangat Memuaskan), dan Anugerah Memori Kolektif Bangsa (MKB) Untuk Arsip Majelis Agung Gereja Kristen Jawi Wetan Tahun 1931–1995.
Khusus penghargaan Simpul Jaringan Terbaik Nasional,capaian tahun ini menjadi yang kelima kalinya diraih Jawa Timur setelah sebelumnya berhasil diperoleh pada tahun 2021, 2022, 2024, dan 2025.
Penghargaan diterima oleh Gubernur Jawa Timur Khofifah Indar Parawansa yang diwakili Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tiat S. Suwardi. Sementara penghargaan Anugerah MKB turut diterima Ketua Umum Mahkamah Agung Gereja Kristen Jawi Wetan, Pdt. Natael Hermawan Prianto. Seluruh penghargaan diserahkan secara langsung oleh Kepala ANRI Mego Pinandito.
Atas capaian tersebut, Gubernur Khofifah menyampaikan bahwa hal ini merupakan hasil dari kerja kolektif seluruh elemen dalam membangun tata kelola kearsipan yang kuat dan berkelanjutan di Jawa Timur.
“Penghargaan ini tentu tidak diraih sendiri, melainkan hasil sinergi dan kolaborasi banyak pihak. Mulai dari perangkat daerah, para arsiparis, hingga seluruh mitra strategis yang selama ini konsisten menguatkan tata kelola kearsipan di Jawa Timur,’ ujarnya.
“Terima kasih atas dedikasi dan ikhtiar seluruh insan kearsipan yang terus menjaga memori kolektif bangsa,” ucap Khofifah menambahkan.
Khofifah menyebut, khusus terkait keberhasilan mempertahankan penghargaan Simpul Jaringan Terbaik Nasional selama lima kali menunjukkan bahwa tata kelola kearsipan di Jawa Timur terus berkembang dan mampu mengikuti percepatan transformasi digital.
Maka, lanjutnya, penguatan sistem informasi kearsipan menjadi sangat penting agar arsip tidak hanya tersimpan dengan baik, tetapi juga dapat dimanfaatkan secara luas sebagai sumber data dan referensi strategis dalam mendukung pelayanan publik maupun pengambilan kebijakan.
“Di era digital, arsip bukan lagi sekadar tumpukan dokumen. Arsip harus menjadi sumber data dan referensi yang dapat mendukung pelayanan publik, keterbukaan informasi, hingga perumusan kebijakan yang tepat,” tegasnya.
Sedangkan Kepala Disperpusip Provinsi Jawa Timur, Ir. Tiat S. Suwardi, M.Si, , menambahkan bahwa keberhasilan Jawa Timur meraih predikat AA dalam pengawasan kearsipan merupakan hasil kerja bersama seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemprov Jatim serta pemerintah kabupaten dan kota se-Jawa Timur.
Menurutnya, capaian tersebut tidak bisa dilepaskan dari proses pembinaan dan pengawasan yang dilakukan secara konsisten kepada seluruh lembaga pengelola arsip di daerah. Penilaian yang diberikan pemerintah pusat juga semakin ketat dari tahun ke tahun sehingga seluruh pihak dituntut terus melakukan peningkatan kualitas pengelolaan arsip.
“Kalau terkait dengan nilai pengawasan kearsipan yang diperoleh Jawa Timur hingga mendapatkan nilai AA, itu merupakan hasil kerja bersama. Bukan hanya Disperpusip Jawa Timur, tetapi juga seluruh OPD dan pemerintah kabupaten/kota yang terus berupaya meningkatkan kualitas pengelolaan arsip,” ujarnya.
Tiat menjelaskan, pengawasan kearsipan mencakup pengelolaan arsip dinamis maupun arsip statis. Arsip dinamis berkaitan dengan dokumen yang masih digunakan dalam proses administrasi pemerintahan, sedangkan arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai sejarah dan menjadi bagian penting dari memori kolektif bangsa.
Ia mengungkapkan bahwa setiap tahun indikator penilaian yang digunakan oleh pemerintah pusat semakin rinci dan menantang. Salah satu aspek yang saat ini menjadi perhatian utama adalah pengelolaan arsip digital.
Karena itu, Disperpusip Jatim tengah memperkuat kolaborasi dengan Dinas Komunikasi dan Informatika untuk mendukung transformasi digital dalam sistem pengelolaan arsip. Langkah tersebut dinilai penting mengingat perkembangan teknologi informasi menuntut seluruh lembaga pemerintah mampu mengelola dokumen secara elektronik dengan aman dan terintegrasi.
“Penilaian setiap tahun semakin ketat. Tahun lalu fokusnya pada arsip digital. Karena itu kami akan terus memperkuat kolaborasi dengan Diskominfo agar pengelolaan arsip digital di Jawa Timur semakin baik dan sesuai standar nasional,” katanya.
Selain melakukan pembinaan terhadap pengelolaan arsip dinamis, Disperpusip Jatim juga aktif mengembangkan arsip statis yang memiliki nilai sejarah tinggi. Arsip-arsip tersebut kemudian didokumentasikan dan dimasukkan ke dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) serta Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Melalui sistem tersebut, masyarakat dapat mengakses berbagai informasi sejarah yang tersimpan dalam arsip pemerintah secara lebih mudah dan terbuka.
Dalam upaya memperkaya konten kearsipan, Disperpusip Jatim menggandeng Forum Komunikasi Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) yang beranggotakan sekitar 34 perguruan tinggi di Jawa Timur. Forum tersebut menjadi mitra strategis dalam berbagai kegiatan penelitian, dokumentasi, magang mahasiswa, hingga inventarisasi arsip yang memiliki nilai sejarah.
Menurut Tiat, keberadaan FKMSA memberikan kontribusi besar terhadap pengembangan arsip sejarah di Jawa Timur. Jaringan akademisi yang dimiliki forum tersebut membantu proses pencarian, pengumpulan, hingga pengolahan berbagai dokumen penting yang layak menjadi bagian dari memori kolektif bangsa.
“FKMSA sangat membantu. Mereka terdiri dari perguruan tinggi di Jawa Timur seperti Unair, ITS, UB dan kampus lainnya. Mereka memiliki jaringan yang luas dan secara aktif mendukung kegiatan kearsipan, terutama dalam pengembangan konten SIKN dan JIKN,” ujarnya.
Tidak hanya fokus pada pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan, Disperpusip Jatim juga berupaya membangun kesadaran masyarakat mengenai pentingnya arsip melalui berbagai program edukasi.
Salah satu program unggulan yang terus dikembangkan adalah Waras atau Wisata Arsip. Program ini memberikan kesempatan kepada pelajar dan masyarakat untuk mengenal dunia kearsipan secara langsung.
Melalui kegiatan tersebut, peserta diajak mengunjungi Galeri Waras di Jalan Jagir Surabaya, Galeri Majapahit di Mojokerto, hingga sejumlah museum yang menyimpan berbagai dokumen sejarah penting di Jawa Timur.
Program tersebut bertujuan mengubah pandangan masyarakat yang selama ini menganggap arsip hanya berupa tumpukan dokumen lama yang tidak menarik. Padahal arsip menyimpan banyak informasi penting yang dapat menjadi sumber pembelajaran sejarah, budaya, dan perkembangan suatu daerah.
“Image arsip selama ini sering dianggap hanya tumpukan kertas. Padahal tidak seperti itu. Melalui Wisata Arsip, masyarakat khususnya pelajar dapat melihat langsung bagaimana arsip dikelola dan memahami pentingnya arsip bagi perjalanan sejarah bangsa,” jelasnya.
Selain program wisata arsip, Disperpusip Jatim juga tengah melakukan pembenahan sejumlah fasilitas layanan. Salah satu yang sedang dipersiapkan adalah pengembangan ruang layanan yang akan menjadi pusat edukasi kearsipan bagi masyarakat.
Fasilitas tersebut nantinya diharapkan menjadi sarana pembelajaran yang lebih interaktif sehingga masyarakat dapat memperoleh pemahaman yang lebih luas mengenai arsip dan sejarah Jawa Timur.
Di bidang prestasi, Jawa Timur juga terus berupaya menghadirkan arsip-arsip unggulan yang mampu memperoleh pengakuan di tingkat nasional maupun internasional. Salah satu capaian membanggakan yang pernah diraih adalah penghargaan internasional yang diterima pada tahun 2023 di Mongolia terkait arsip yang memiliki nilai sejarah penting.
Keberhasilan tersebut menjadi motivasi bagi Disperpusip Jatim untuk terus menggali dan mengusulkan arsip-arsip bersejarah lainnya agar mendapatkan pengakuan yang lebih luas.
Saat ini pihaknya tengah menyiapkan berbagai arsip yang berpotensi masuk dalam program Memori Kolektif Bangsa (MKB). Bahkan, ke depan arsip-arsip tersebut diharapkan dapat meningkat statusnya menjadi bagian dari program Memory of the World yang berada di bawah UNESCO.
Salah satu arsip yang berhasil masuk dalam program Memori Kolektif Bangsa adalah arsip milik Gereja Kristen Jawi Wetan (GKJW) di Malang yang memiliki nilai sejarah penting bagi perjalanan bangsa Indonesia.
Meski berbagai penghargaan berhasil diraih, Tiat menegaskan bahwa penghargaan bukanlah tujuan utama dari seluruh program yang dijalankan Disperpusip Jatim. Baginya, penghargaan hanyalah bonus dari proses kerja yang dilakukan secara terencana dan berkelanjutan.
“Penghargaan adalah bonus. Yang paling penting adalah bagaimana kita terus melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas pengelolaan arsip. Penghargaan menjadi tolok ukur untuk melihat posisi Jawa Timur dibanding daerah lain,” tegasnya.
Karena itu, Disperpusip Jatim menargetkan predikat AA tetap dapat dipertahankan pada tahun mendatang. Selain mempertahankan capaian tersebut, pihaknya juga berharap semakin banyak OPD dan pemerintah kabupaten/kota di Jawa Timur yang mampu meraih nilai AA dalam pengawasan kearsipan.
Menurutnya, keberhasilan daerah tidak hanya diukur dari penghargaan yang diterima pemerintah provinsi, tetapi juga dari kualitas pengelolaan arsip yang merata hingga tingkat perangkat daerah dan pemerintah kabupaten/kota..
Di akhir keterangannya, Tiat menyampaikan apresiasi kepada seluruh pegawai Disperpusip Jatim, OPD, pemerintah kabupaten/kota, serta para anggota FKMSA Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip) Jatim
Dengan kolaborasi yang terus diperkuat, ia optimistis Jawa Timur mampu mempertahankan reputasinya sebagai salah satu provinsi dengan tata kelola kearsipan terbaik di Indonesia sekaligus menjadi rujukan nasional dalam pengembangan arsip digital dan pelestarian memori kolektif bangsa.
Komentar